Manuale di gestione documentale

Il Manuale di gestione documentale, previsto dal paragrafo 3.5 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, “descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute “a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area Amministrazione trasparente”.

Il manuale di gestione documentale di enti pubblici vigilati

Il Manuale di gestione di enti e istituti pubblici vigilati dalla Soprintendenza Archivistica della Sicilia – Archivio di Stato di Palermo, deve essere preventivamente approvato dalla Soprintendenza, ai sensi del Codice dei beni culturali, Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i., articolo 21 commi 4-5.

Documenti da allegare

Per l’approvazione del Manuale di gestione documentale, si richiede che siano presenti tra gli allegati al Manuale i seguenti documenti:

• Delibera di approvazione del Manuale
• Funzionigramma con nomina del DPO e altre nomine
• Registrazioni particolari
• Piano di classificazione/Titolario
• Piano di fascicolazione
• Massimario di scarto/Piano di conservazione
• Manuale di conservazione
• Piano per la sicurezza informatica
• Regolamento per accesso agli atti

È, altresì, consigliata la presenza anche di questi allegati:

• Riferimenti normativi
• Glossario dei termini
• Linee guida per la gestione dell’archivio storico e di quello di deposito
• Elenco dei documenti che non serve protocollare
• Formati accettati

Standard e linee guida

• UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Principi generali
• UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida
• Model Requirements for the management of electronic records (Moreq2)
• ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles
• ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 2  Conceptual and implementation issues
• ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System)
• ISO/IEC 27001:2005, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements
• UNI 11386:2010 : Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)

Raccomandazioni per il protocollo informatico

Raccomandazioni utili per la redazione dell’oggetto e la registrazione di dati anagrafici nel protocollo informatico sono state rilasciate nel 2009, nell’ambito di un progetto denominato Aurora (Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico), promosso dall’Università degli Studi di Padova unitamente alla Direzione Generale Archivi – Servizio II e all’Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI.

Riferimenti normativi

• Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i.  – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. –Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. – Codice in materia di protezione dei dati personali 
• Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio 
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. –Codice dell’amministrazione digitale (CAD) 
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali. 
•  Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60 sulle modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo
• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
• Piano Triennale per l’informatica della Pubblica Amministrazione
• Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – Agid (11 settembre 2020).

Ultima modifica: 14 Novembre 2023