Autorizzazione a pubblicare

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Avviso: Il Ministero della cultura ha pubblicato il decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108 che modifica il precedente decreto ministeriale 11 aprile 2023, n. 161, recante“Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura statali”, innovando in modo significativo la disciplina sull’uso delle immagini di documenti d’archivio. Nel recepire le nuove disposizioni ministeriali, la modulistica e la pagina Autorizzazione a pubblicare, di seguito, sono in fase di aggiornamento.  

1. Documenti archivistici liberamente consultabili 

La riproduzione dei beni archivistici liberamente consultabili, secondo la normativa vigente (1), può essere libera ovvero sottoposta a corrispettivi, tenendo conto dell’uso e della destinazione delle riproduzioni, nonché dei benefici economici che ne derivano al richiedente. Il richiedente è comunque sottoposto ad alcuni obblighi, fra cui la menzione della fonte, come esplicitato di seguito. 

In generale, la pubblicazione e divulgazione delle riproduzioni dei beni archivistici liberamente consultabili è libera e gratuita purché ciò sia svolto senza scopo di lucro e per le seguenti finalità:   

  • studio e ricerca 
  • libera manifestazione del pensiero o espressione creativa 
  • finalità di promozione della conoscenza del patrimonio culturale 

In questi casi è prevista una procedura semplificata, che prevede soltanto l’invio di una comunicazione all’Istituto del proposito di pubblicare, esente da oneri. 

Qualora invece la pubblicazione delle riproduzioni abbia scopo di lucro, occorre ricorrere alla procedura di autorizzazione ordinaria, che prevede il pagamento della marca da bollo e di un corrispettivo per le riproduzioni.  

Per stabilire se la pubblicazione delle riproduzioni ricada nell’uno o nell’altro caso, l’Amministrazione archivistica ha adottato, tramite due circolari (2), alcuni criteri.  

Riferimenti normativi

(1) Art 108 del Codice dei Beni Culturali.

(2) Circolari DGA n. 33 e n. 39 del 2017.

Pubblicazioni senza scopo di lucro: procedura semplificata, gratuita

Per avvalersi alla procedura semplificata, l’interessato è tenuto a dichiarare che la pubblicazione delle riproduzioni non abbia scopo di lucro. Rientrano in tale categoria le pubblicazioni che abbiano le seguenti caratteristiche:  

  • (se monografie) hanno una tiratura inferiore alle 2 mila copie e prezzo di copertina non superiore a 70 euro; 
  • (se periodici) hanno natura scientifica; 
  • (se online) hanno finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficiano di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non sono soggetta ad accesso a pagamento. 

In questi casi, l’interessato dovrà semplicemente compilare il modulo Comunicazione del proposito di pubblicare (v. pagina MODULISTICA, sezione Archivio di Stato) e inviarlo, insieme a copia del proprio documento di identità, all’indirizzo mail dell’Istituto (saas-sipa@cultura.gov.it ) o tramite posta ordinaria a Soprintendenza Archivistica della Sicilia-Archivio di Stato di Palermo, Via Vittorio Emanuele, 31 – 90133 Palermo. 

All’invio della comunicazione non segue alcuna risposta da parte dell’amministrazione. 

Pubblicazioni con scopo di lucro: procedura di autorizzazione ordinaria, con oneri  

Nel caso in cui la pubblicazione non rientri nei casi elencati sopra, dunque abbia scopo di lucro, l’interessato dovrà, invece, richiedere all’Amministrazione un’apposita autorizzazione a pubblicare. 

Il richiedente dovrà utilizzare il modulo per la richiesta di Autorizzazione a pubblicare (v. pagina MODULISTICA, sezione Archivio di Stato), al quale va applicata una marca da bollo da € 16,00. Il modulo va inviato insieme a copia del proprio documento di identità, all’indirizzo mail dell’Istituto (saas-sipa@cultura.gov.it ) o tramite posta ordinaria a Soprintendenza Archivistica della Sicilia-Archivio di Stato di Palermo, Via Vittorio Emanuele, 31 – 90133 Palermo. 

La marca da bollo può essere anche pagata virtualmente attraverso l’utilizzo della piattaforma digitale PagoPA (v. istruzioni per effettuare il pagamento nella pagina dedicata). Si precisa che sono esenti dall’imposta di bollo le amministrazioni di Stato, Regioni, Province, Comuni, loro consorzi e associazioni, Comunità montane, Organizzazioni e Onlus.  

In questo caso, il richiedente deve attendere la risposta da parte dell’amministrazione.  

Obblighi per il richiedente 

In entrambe le procedure, restano fermi i seguenti obblighi: 

  • Le immagini devono essere state acquisite in modo legittimo. In particolare: i documenti archivistici riprodotti non devono essere sottoposti a restrizioni di consultabilità; nel caso di riproduzioni effettuate con mezzi propri, occorre osservare tutte le cautele necessarie per la tutela del bene (vedi art. 108 del Codice dei Beni Culturali.  
  • Le immagini devono essere divulgate in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro (vedi art. 108 del Codice dei Beni Culturali).   
  • La pubblicazione deve riportare la dicitura “su concessione del Ministero della Cultura”; deve indicare la segnatura esatta del documento (Istituto di conservazione, fondo, serie, fascicolo) 
  • Occorre consegnare all’Istituto almeno una copia analogica o digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.  

2. Documenti archivistici con restrizioni di consultabilità 

Quanto detto sopra indicato non può applicarsi alla riproduzione di beni archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità, che segue invece una procedura apposita. 

La riproduzione di documenti riservati, per i quali sia stata autorizzata la consultazione anticipata, può essere effettuata, su richiesta degli interessati, esclusivamente a cura dell’istituto, il quale può non autorizzare la riproduzione qualora la documentazione contenga “categorie particolari di dati personali” o “dati personali relativi a condanne penali e reati” di cui agli artt. 9-10 del GDPR. 

Ultima modifica: 29 Marzo 2024