Spostamento e Trasferimento di Archivi

Spostamento, trasferimento e affidamento a terzi degli archivi

A seguito delle modifiche apportate dall’art. 4 della legge 17 marzo 2026, n. 40, entrata in vigore il 14 aprile 2026, lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali non è più subordinato alla preventiva autorizzazione del Ministero della cultura. Restano tuttavia fermi gli obblighi di denuncia e di comunicazione previsti dall’art. 21, commi 2 e 3, del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

1. Spostamento di archivi storici e di deposito

Ai sensi dell’art. 21, comma 2, del D.Lgs. n. 42/2004, lo spostamento, anche temporaneo, degli archivi pubblici storici o di deposito, nonché degli archivi e dei documenti appartenenti a soggetti privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi dell’art. 13 del medesimo decreto, deve essere preventivamente denunciato alla Soprintendenza archivistica competente.

Entro 30 giorni dal ricevimento della denuncia, il Soprintendente può prescrivere le misure necessarie affinché i beni non subiscano danni durante le operazioni di imballaggio, movimentazione e trasporto. Lo spostamento non è, pertanto, soggetto al rilascio di un provvedimento di autorizzazione, ferma restando la facoltà della Soprintendenza di impartire specifiche prescrizioni conservative.

La denuncia deve consentire alla Soprintendenza di identificare con precisione:

• il soggetto proprietario, possessore o detentore dell’archivio;
• le ragioni dello spostamento;
• la sede di provenienza e quella di destinazione;
• la documentazione interessata, con indicazione delle serie o tipologie documentarie, degli estremi cronologici e della consistenza;
• il periodo previsto per lo spostamento, qualora temporaneo;
• le modalità di imballaggio, identificazione, movimentazione e trasporto;
• i soggetti incaricati delle operazioni;
• le caratteristiche dei nuovi locali di conservazione;
• il cronoprogramma delle attività.

2. Spostamento degli archivi correnti pubblici

Lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti o istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l’obbligo di preventiva comunicazione al Ministero della cultura, per il tramite della Soprintendenza archivistica competente, ai fini dell’esercizio delle funzioni di vigilanza previste dall’art. 18 del D.Lgs. n. 42/2004.

Anche la comunicazione relativa agli archivi correnti deve indicare la documentazione interessata, la sede di provenienza e quella di destinazione, le ragioni dello spostamento, le modalità operative e le caratteristiche essenziali dei locali nei quali l’archivio sarà conservato.

3. Trasferimento ad altre persone giuridiche

Resta subordinato alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera e), del D.Lgs. n. 42/2004, il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione appartenenti:

• ad archivi pubblici;
• ad archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi dell’art. 13 del medesimo decreto.

L’autorizzazione è necessaria anche quando il trasferimento del complesso documentario non comporti un materiale cambiamento del luogo di conservazione.

Rientrano in tale fattispecie:

• l’affidamento a terzi della custodia dell’archivio;
• l’esternalizzazione, totale o parziale, dei servizi archivistici;
• la conservazione dell’archivio presso depositi gestiti da imprese o altri soggetti esterni;
• l’affidamento a un soggetto giuridico esterno della gestione e della conservazione di archivi e documenti informatici.

La disciplina si applica, infatti, anche al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, in considerazione della necessità di garantire la conservazione permanente non soltanto dei singoli documenti, ma anche delle aggregazioni documentali, dei metadati, delle relazioni e del complessivo contesto archivistico.

4. Documentazione per l’autorizzazione all’outsourcing

La richiesta di autorizzazione deve essere presentata dal soggetto titolare dell’archivio e deve contenere elementi sufficienti a consentire alla Soprintendenza il completo svolgimento dell’istruttoria.

In particolare, devono essere indicati o allegati:

• le ragioni amministrative, organizzative e tecniche poste a fondamento dell’affidamento;
• l’atto con il quale l’amministrazione ha approvato il progetto di esternalizzazione;
• la denominazione, la sede e i dati identificativi del soggetto affidatario;
• l’esatta ubicazione dei locali nei quali sarà conservata la documentazione;
• una relazione tecnica sulle caratteristiche strutturali, impiantistiche e conservative dei locali;
• la documentazione attestante il rispetto della normativa in materia di sicurezza e prevenzione incendi;
• le misure adottate contro i rischi di incendio, allagamento, infiltrazione, intrusione, infestazione biologica e altri fattori di degrado;
• le modalità di controllo delle condizioni termoigrometriche, ove richieste dalla natura e dalle caratteristiche della documentazione;
• le planimetrie e gli elaborati grafici dei locali, con l’indicazione degli spazi destinati all’archivio;
• l’elenco analitico della documentazione da trasferire, con indicazione delle serie o tipologie documentarie, degli estremi cronologici, della consistenza espressa in unità di conservazione e metri lineari e dello stato di ordinamento;
• gli strumenti di ricerca, gli elenchi di consistenza o gli altri mezzi di corredo disponibili;
• le modalità previste per la numerazione, l’etichettatura, l’imballaggio, la movimentazione, il trasporto e la ricollocazione della documentazione;
• le procedure previste per verificare la corrispondenza tra il materiale prelevato e quello ricollocato;
• il cronoprogramma delle operazioni;
• il progetto tecnico del servizio;
• lo schema di capitolato, contratto o convenzione con il soggetto affidatario;
• la durata dell’affidamento;
• l’individuazione delle responsabilità dell’ente e del soggetto affidatario;
• le modalità di accesso, consultazione, prelievo, consegna e ricollocazione dei documenti;
• i tempi di restituzione della documentazione richiesta dall’ente;
• le procedure previste in caso di emergenza;
• le modalità di restituzione dell’intero archivio alla cessazione del rapporto;
• i requisiti tecnico-professionali dell’impresa e del personale impiegato;
• le coperture assicurative previste per la movimentazione, il trasporto, la custodia e la conservazione dei beni, ove pertinenti;
• ogni ulteriore elemento necessario a valutare l’idoneità del servizio e la sicurezza della documentazione.

La Soprintendenza può richiedere integrazioni documentali e subordinare l’autorizzazione all’osservanza di specifiche prescrizioni tecniche, organizzative e conservative.

5. Conservazione digitale affidata a soggetti esterni

Nel caso di affidamento esterno della conservazione dei documenti informatici, la richiesta deve essere corredata anche dalla documentazione relativa:

• all’architettura e all’organizzazione del sistema di conservazione;
• al manuale di conservazione;
• ai ruoli e alle responsabilità dei soggetti coinvolti;
• ai formati dei documenti e alle modalità di gestione della loro eventuale obsolescenza;
• ai metadati associati ai documenti e alle aggregazioni documentali;
• alle modalità di formazione, presa in carico e gestione dei pacchetti informativi;
• alle misure di sicurezza fisica, logica e organizzativa;
• alla protezione dei dati personali;
• alla continuità operativa e al recupero in caso di incidente;
• alle procedure di esibizione e accesso ai documenti;
• alle modalità di migrazione, riversamento e restituzione dell’archivio;
• alla reversibilità del servizio alla scadenza o alla cessazione del contratto;
• alle procedureazione del contratto;
• alle procedure di scarto, previa acquisizione delle prescritte autorizzazioni archivistiche;
• alla conservazione delle relazioni tra documenti, fascicoli, serie, metadati e strumenti di gestione documentale.

Il soggetto affidatario deve possedere i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti dall’art. 34, comma 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale, dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e dal regolamento AgID sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione.

Il precedente sistema di accreditamento dei conservatori è stato superato. L’iscrizione al Marketplace AgID non è obbligatoria; i soggetti che prestano servizi di conservazione per conto delle pubbliche amministrazioni devono, tuttavia, possedere i requisiti previsti dalla normativa vigente e sono sottoposti alla vigilanza di AgID. Qualora l’affidamento sia disposto in favore di un soggetto non iscritto al Marketplace, l’amministrazione deve trasmettere ad AgID il relativo contratto.

6. Attività ispettiva

Ai sensi dell’art. 19 del D.Lgs. n. 42/2004, la Soprintendenza può procedere in ogni tempo, con un preavviso non inferiore a cinque giorni, fatti salvi i casi di estrema urgenza, a ispezioni finalizzate ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni culturali.

Nell’ambito dell’istruttoria relativa a un affidamento in outsourcing, la Soprintendenza può pertanto disporre un sopralluogo presso i locali individuati per la conservazione, allo scopo di verificarne l’effettiva idoneità prima del rilascio dell’autorizzazione. Ulteriori sopralluoghi possono essere effettuati durante l’esecuzione del servizio, nell’ambito dell’ordinaria attività di vigilanza.

Quadro riepilogativo

8. Indicazioni per la scelta del fornitore

Per la progettazione del servizio, la predisposizione degli atti di affidamento e la valutazione dei requisiti tecnico-organizzativi dell’operatore economico può essere consultata la pubblicazione della Direzione generale Archivi e dell’AIDOC:

L’outsourcing nei servizi archivistici. Linee guida per operare una scelta.

Poiché il documento risale al 2006, le indicazioni in esso contenute devono essere coordinate con la normativa successivamente intervenuta, in particolare con:

le disposizioni del D.Lgs. n. 42/2004, come modificate dalla legge 17 marzo 2026, n. 40.

il Codice dell’amministrazione digitale;

le vigenti Linee guida e i regolamenti AgID;

il Regolamento UE 2016/679 e la normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali;

la disciplina in materia di sicurezza informatica e continuità operativa;

il D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36, recante il Codice dei contratti pubblici;

Documentazione utile:

Ultima modifica: 24 Luglio 2026