Scarto Archivistico

Lo scarto di documentazione degli archivi pubblici non più occorrente a fini amministrativi e giuridici e priva di rilevante interesse storico, ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall’art. 21, comma 1, lettera d).

Tutti gli enti pubblici e i proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, per poter eliminare tale documentazione devono pertanto richiedere con atto formale l’autorizzazione alla Soprintendenza, inviando la richiesta e un elenco dei documenti proposti per lo scarto. L’elenco deve contenere almeno i seguenti dati: 

• tipologia dei documenti da scartare e relativo indice di classificazione; per una chiara individuazione delle tipologie documentarie è consigliabile utilizzare, laddove possibile, la terminologia impiegata nel Piano di conservazione di riferimento
• estremi cronologici della documentazione per ciascuna tipologia individuata; 
• numero dei pezzi, da quantificare in buste, registri, scatole, metri lineari etc.;
• motivazione della proposta di scarto.

Modulistica

• Modello di Elenco degli Atti che si propongono per lo scarto ai fini dell’autorizzazione ministeriale (.xlsx) (.docx)

A seguito dell’esame dell’elenco, la Soprintendenza può autorizzare la distruzione integrale o parziale dei documenti indicati, ovvero respingere la richiesta. Il procedimento si conclude entro il termine di 60 giorni dalla ricezione della proposta, fatte salve eventuali richieste di ulteriori informazioni circa i materiali che si intendono scartare, che sospendono la decorrenza del termine.

Qualora l’autorizzazione venga rilasciata, l’ente interessato dovrà consegnare la documentazione da eliminare – ai sensi dell’art. 8 del d.p.r. 8 gennaio 2001, n. 37 (“Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto”), ribadito anche dalla DGA con Circ. 8.3.2007, n. 5 – a una ditta specializzata, alla Croce Rossa Italiana o ad altre organizzazioni che ne garantiscano in modo certo la distruzione. Particolare attenzione dovrà essere posta ai documenti contenenti dati sensibili, che dovranno essere salvaguardati ai sensi della vigente normativa sulla privacy e dei quali si dovrà evitare ogni possibile uso improprio. 
Il verbale di avvenuta distruzione dei documenti, rilasciato dal soggetto a ciò incaricato, deve essere trasmesso alla Soprintendenza entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.

Strumenti e risorse utili per la gestione, conservazione e selezione documentale

• Archivi delle Istituzioni scolastiche: linee guida
• Archivi delle Istituzioni scolastiche: piano di conservazione e selezione
• Archivi delle Regioni (Giunte, Consigli): piano di conservazione e scarto

Ultima modifica: 12 Ottobre 2023