Comodato, Deposito e Donazione Archivi

Comodato

I privati possessori di archivi privati dichiarati e di “particolare pregio” possono dare in comodato i loro fondi archivistici agli Archivi di Stato al fine di garantire la fruizione dei beni da parte della collettività (Codice dei Beni Culturali, art. 44, commi 1-4).  

La richiesta del privato, da inoltrare alla Soprintendenza archivistica insieme all’elenco di consistenza dell’Archivio dei documenti che si intende dare in comodato, verrà poi presentata, corredata dal parere del Direttore dell’Archivio di Stato, come “proposta di acquisizione in comodato” alla Direzione Generale Archivi.  

Una volta emanato il provvedimento autorizzativo si stipula una convenzione tra proprietario e Archivio di Stato. 

Per quanto concerne il comodato di un archivio vigilato presso un altro soggetto pubblico (es. presso un Comune) la Soprintendenza ha il compito di autorizzare lo spostamento della documentazione. Durante la procedura autorizzativa acquisirò, tra gli altri documenti, oltre al parere del Direttore dell’Istituto ricevente, anche l’eventuale convenzione di comodato tra le parti. 
 

Deposito

La Soprintendenza istruisce, inoltre, il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici. A tal fine, occorre una deliberazione dell’organo direttivo e l’elenco dei documenti che si intendono depositare.  

L’autorizzazione per il deposito viene rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (Codice dei Beni Culturali, art 44, comma 5). Il rapporto è regolato mediante una convenzione tra l’Archivio di Stato e l’ente depositante, che stabilisca gli obblighi e i diritti delle parti.

Donazione

I privati proprietari di beni archivistici dichiarati di interesse storico particolarmente importante possono farne donazione all’Amministrazione archivistica. La Soprintendenza in caso di donazione di archivi privati non notificati, ossia non sottoposti a tutela, avvierà la procedura di verifica dell’interesse culturale. 

Procedura per la donazione di archivi o singoli documenti agli Archivi di Stato

• Il proprietario dell’archivio o dei documenti deve inoltrare all’Archivio di Stato beneficiario una nota nella quale manifesti la volontà della donazione, riporti le proprie generalità e codice fiscale e dichiari la piena proprietà e libera disponibilità del bene e il suo valore economico. La nota deve contenere anche l’indicazione che il proponente è conscio delle conseguenze che possono derivargli in caso di dichiarazioni non veritiere (artt. 75 e 76 del DPR n. 445/2000). Deve, inoltre, essere sottoscritta, corredata da copia di documento di identificazione e accompagnata dall’elenco di consistenza della documentazione. Se la donazione non è di modico valore (ossia superiore ai 10.000,00 euro), deve essere inviata anche la dichiarazione di consenso alla donazione da parte di eventuali eredi.
• L’Archivio di Stato beneficiario a sua volta trasmette la nota pervenuta alla Soprintendenza archivistica competente territorialmente, affinché quest’ultima possa effettuare l’istruttoria, di legittimità e di merito, verificando la correttezza dei dati presentati dal proponente la donazione, l’interesse culturale e il valore economico dell’archivio.
• Gli esiti dell’istruttoria vengono trasmessi dalla Soprintendenza alla Direzione generale archivi-Servizio II. La Soprintendenza archivistica darà, inoltre, comunicazione al proprietario che gli atti sono stati inviati alla Direzione di cui sopra per l’accettazione della donazione.
• L’Archivio di Stato deve comunicare alla Soprintendenza, alla Direzione generale archivi e, per conoscenza, al proponente la donazione, la disponibilità dello spazio presso la propria sede. 
• La Direzione generale archivi emana il provvedimento che autorizza la donazione e che deve essere notificato al proprietario. 
• Il direttore dell’Archivio di Stato e il donante devono stipulare, alla presenza di due testimoni, un contratto con la forma dell’atto pubblico e trasmettere una copia di tale atto alla Direzione generale archivi. Ai sensi della legge n. 512/1982 l’atto può essere stipulato anche dall’ufficiale rogante esistente presso l’Archivio di Stato. La registrazione dell’atto pubblico è gratuita, ai sensi del d.lgs. n. 346/1990, artt. 3 e 55.  

Se il valore dell’archivio è modico è sufficiente un atto formale del direttore dell’Archivio di Stato di accettazione della proposta di donazione. 

Ultima modifica: 11 Ottobre 2023